Alfa Data & Privacy Policy

Alfa Tree Services needs to gather and use certain information about individuals. These can include customers, suppliers, business contacts, employees and other people Alfa Tree Services has a relationship with or may need to contact. This document describes our approach to data & privacy.

Our approach to data & privacy helps Alfa Tree Services: to follow good practice / to protect the rights of staff, customers and partners / to be open about how we store and process individuals’ data / to protect itself from the risks of a data breach.

The Data Protection Act 2018 describes how organisations, including Alfa Tree Services, must collect, handle and store personal information. These rules apply regardless of whether data is stored electronically, on paper or on other materials.

Alfa Tree Services strives to comply with the way personal information must be collected and used fairly, stored safely and not disclosed unlawfully.

We respect your privacy & we will: process data fairly and lawfully / obtain data only for specific, lawful purposes / ensure data is adequate, relevant and not excessive / ensure data is accurate and kept up to date / not hold data for any longer than necessary / process data in accordance with the rights of data subjects / protect data in appropriate ways.

This approach applies to: The head office of Alfa Tree Services / All branches of Alfa Tree Services / All staff and volunteers of Alfa Tree Services / All contractors, suppliers and other people working on behalf of Alfa Tree Services.

It applies to all data that we hold relating to identifiable individuals. This can include: Names of individuals / Postal addresses / Email addresses / Telephone numbers / Any other information relating to individuals.

Everyone who works for or with Alfa Tree Services has some responsibility for ensuring data is collected, stored and handled appropriately. Each team that handles personal data will ensure that it is handled and processed in line with this ethos and data protection principles.

General Alfa Tree Services guidelines: The only people able to access data covered by this approach will be those who need it for their work / Data will not be shared informally / We will keep all data secure, by taking sensible precautions / strong passwords will be used / Personal data will not be disclosed to unauthorised people, either within the company or externally / Data will be regularly reviewed and updated / If no longer required, it will be deleted and disposed of.
  
All individuals who are the subject of personal data held by Alfa Tree Services are able to: Ask what information the company holds about them and why / Ask how to gain access to it / Be informed how they can keep it up to date / Be informed how the company is meeting its data protection obligations.

Disclosing data for other reasons: In certain circumstances, the Data Protection Act allows personal data to be disclosed to law enforcement agencies without the consent of the data subject. Under these circumstances, Alfa Tree Services will disclose the requested data. However, we will ensure the request is legitimate.

April 2023.

Mae angen i Wasanaethau Coed Alfa gasglu a defnyddio gwybodaeth benodedig am unigolion. Mae’r rhain yn gallu cynnwys cwsmeriaid, cyflenwyr, cysylltiadau busnes, cyflogedigion a phobl eraill y mae gan Wasanaethau Coed Alfa berthynas â nhw neu y gallent fod angen cysylltu â nhw. Mae’r ddogfen hon yn disgrifio ein hymagwedd at ddata a phreifatrwydd.

Mae ein hymagwedd at ddata a phreifatrwydd yn helpu Gwasanaethau Coed Alfa: i ddilyn arfer da / i ddiogelu hawliau staff, cwsmeriaid a phartneriaid / i fod yn agored ynghylch sut ydym yn storio a phrosesu data unigolion / i ddiogelu ei hun rhag risgiau tor diogelwch data.

Mae Deddf Diogelu Data 2018 yn disgrifio sut y mae sefydliadau, yn cynnwys Gwasanaethau Coed Alfa, yn gorfod casglu, trin a storio gwybodaeth bersonol. Mae’r rheolau hyn yn berthnasol pa un a yw’r data’n cael ei storio’n electronig, ar bapur neu ar ddeunyddiau eraill.

Mae Gwasanaethau Coed Alfa yn ymdrechu i gydymffurfio â’r ffordd y mae’n rhaid i wybodaeth bersonol gael ei chasglu a’i defnyddio’n deg, ei storio’n ddiogel a pheidio â chael ei datgelu’n anghyfreithlon.

Rydym yn parchu eich preifatrwydd a byddwn: yn prosesu data yn deg ac yn gyfreithlon / cael data at ddibenion penodol, cyfreithlon yn unig / sicrhau bod data yn ddigonol, perthnasol a heb fod yn ormodol / sicrhau bod data yn gywir ac yn cael ei gadw’n gyfredol / peidio â dal data am ddim mwy nag sydd angen / prosesu data yn unol â hawliau testunau’r data / diogelu data mewn ffyrdd priodol.

Mae’r ymagwedd yma’n berthnasol i: Brif swyddfa Gwasanaethau Coed Alfa / Holl ganghennau Gwasanaethau Coed Alfa / Holl staff a gwirfoddolwyr Gwasanaethau Coed Alfa / Yr holl gontractwyr, cyflenwyr a phobl eraill sy’n gweithio ar ran Gwasanaethau Coed Alfa.

Mae’n berthnasol i’r holl ddata a ddaliwn yn ymwneud ag unigolion adnabyddadwy. Mae hyn yn gallu cynnwys: Enwau unigolion / Cyfeiriadau post / Rhifau ffôn / Unrhyw wybodaeth arall yn ymwneud ag unigolion. Mae gan bawb sy’n gweithio i neu gyda Gwasanaethau Coed Alfa beth cyfrifoldeb am sicrhau bod data’n cael ei gasglu, ei storio a’i drin yn briodol. Bydd pob tîm sy’n trin data personol yn sicrhau ei fod yn cael ei drin a’i brosesu’n unol â’r ethos hwn ac egwyddorion diogelu data.

Canllawiau cyffredinol Gwasanaethau Coed Alfa: Yr unig bobl sy’n gallu cael mynediad at ddata sy’n dod o fewn yr ymagwedd yma fydd y rheini sydd â’i angen ar gyfer eu gwaith / Ni fydd data’n cael ei rannu’n anffurfiol / Byddwn yn cadw pob data yn ddiogel, trwy gymryd rhagofalon synhwyrol / bydd cyfrineiriau cryf yn cael eu defnyddio / Ni fydd data personol yn cael ei ddatgelu i bobl ddiawdurdod, naill ai o fewn y cwmni neu’n allanol / Bydd data’n cael ei adolygu a’i ddiweddaru’n rheolaidd / Os nad oes ei angen bellach, bydd yn cael ei ddileu a’i waredu. Mae pob unigolyn sy’n destun data personol a ddelir gan Wasanaethau Coed Alfa yn gallu: Gofyn pa ddata y mae’r cwmni’n ei ddal amdanynt a phaham / Gofyn sut mae cael mynediad ato / Cael gwybod sut y gallant ei gadw’n gyfredol / Cael gwybod sut mae’r cwmni’n cwrdd â’i rwymedigaethau diogelu data.

Datgelu data am resymau eraill: Mewn rhai amgylchiadau, mae’r Ddeddf Diogelu Data yn caniatáu i ddata personol gael ei ddatgelu i asiantaethau gorfodi’r gyfraith heb ganiatâd testun y data. Dan yr amgylchiadau hyn, bydd Gwasanaethau Coed Alfa yn datgelu’r data y gofynnwyd amdano. Serch hynny, byddwn yn sicrhau bod y cais yn gyfreithlon.

Ebrill 2023